El punto de partida
Una cadena de tiendas de descanso (colchones y sofás), con tres tiendas y una plataforma logística propia, llevaba unos diez años trabajando con un software de gestión a medida que se le había quedado corto. Era un paquete cerrado que en su día cumplió, pero las mejoras y actualizaciones llegaban despacio y ya no acompañaba a lo que el negocio necesita hoy.
La herramienta la usa a diario gente con perfiles muy distintos: los responsables de las tres tiendas, gerencia, contabilidad, los repartidores de la logística y un coordinador. Cinco roles, cada uno con sus permisos y su forma de entrar a la plataforma. Cualquier sistema que sustituyera al anterior tenía que servir a todos ellos sin obligar a nadie a pelearse con una herramienta pensada para otro puesto.
Por qué un desarrollo a medida y no un software estándar
Lo primero que miramos fue si algo del mercado encajaba. No encajaba. Ningún software de gestión estándar cubría las tres cosas que de verdad importaban aquí: un catálogo con productos especiales que no entran en una ficha genérica, una logística propia con trazabilidad y una operativa multitienda coordinada desde un almacén central. Adaptar un paquete cerrado a todo eso habría sido pelear contra la herramienta en cada función.
La otra parte de la decisión es de coste. Un desarrollo de software a medida hoy sale bastante más a cuenta que hace cinco o diez años, y eso cambia la balanza. Antes lo razonable solía ser tener las limitaciones de un producto estándar; ahora, en un caso como este, construir la plataforma a medida para que haga exactamente lo que el negocio necesita es la opción sensata.
El pedido de principio a fin: etiquetas y trazabilidad por QR
Lo que el sistema anterior no tenía, y es la pieza nueva de verdad, es la trazabilidad. Cada pedido genera sus propias etiquetas según el número de bultos. En la recepción de mercancía, el operario escanea con el móvil y esa entrada suma directamente al stock. Cuando el pedido se carga en el camión, pasa a estado "en reparto". El ciclo queda trazado de principio a fin, sin papeles sueltos ni anotaciones a mano.
La plataforma no se queda en los pedidos. Es a la vez un software de gestión de pedidos y un software de control de stock, y cubre cuatro flujos distintos: pedidos, encargos, tickets y movimientos de stock, cada uno con su lógica. El QR es el hilo que conecta el mundo físico del almacén con lo que la herramienta sabe en cada momento.
Logística multitienda y stock en tiempo real
Tres tiendas y una plataforma logística que lo centraliza todo. Aquí la plataforma trabaja como software de gestión de almacén y de logística: transferencias internas entre puntos, calendario de entregas, asignación de envíos y verificación de la carga con QR antes de que salga el camión.
El stock se lleva con reservas, que es lo que evita los problemas clásicos del multitienda. Lo disponible descuenta lo que ya está comprometido, así que nadie vende dos veces el mismo artículo ni promete una entrega que el almacén no puede cubrir. Cada tienda ve lo que hay de verdad, no lo que había esta mañana.
Integración con Holded: del tecleo manual a la factura automática
Esta plataforma no factura, y es una decisión deliberada. La facturación la resuelve integrándose con el ERP que la pyme ya usaba, Holded, en lugar de reinventar algo que el cliente ya tenía resuelto. Por eso no la llamamos un ERP: no duplica la contabilidad, se conecta con ella.
El cambio se nota en el día a día. Cada ticket que se genera en tienda se imprime allí mismo y, a la vez, se crea de forma automática en Holded como factura simplificada. Antes ese paso era manual: generaban el ticket en la aplicación y luego lo volvían a teclear en Holded para digitalizarlo. Ahora el proceso va solo, de principio a fin. Es el ejemplo más claro de automatización de procesos de todo el proyecto, y como somos partner de Holded, la misma integración sirve para conectar con otros ERPs cuando hace falta. Si buscas automatizar facturas o trabajar las integraciones con Holded, este es exactamente el tipo de conexión que montamos.
Cómo lo hicimos: plazo, migración y la parte que costó
De la primera reunión a producción pasaron entre dos y tres meses. Hoy este tipo de plataformas se desarrolla de forma ágil, por fases, enseñando avances pronto en lugar de desaparecer medio año y volver con un producto cerrado.
La migración del catálogo fue al 100%, entre 200 y 300 artículos. El catálogo viejo se quedaba corto, así que lo rehicimos entero, con más campos, más categorías y más valores, y creamos modelos de producto a medida para los artículos especiales que no encajan en una ficha estándar.
Y lo más enredado fue juntar el despliegue con esa renovación del catálogo. Modelar bien los productos especiales y ampliar la estructura llevó más de lo previsto y arrastró un poco la puesta en producción. Si lo repitiéramos, cerraríamos el modelo de catálogo antes de tocar el despliegue.
El papel de la IA
La plataforma no lleva IA dentro a día de hoy. Donde sí está la IA es en cómo la construimos. Nos permite desarrollar más rápido y más barato, y es parte de por qué un desarrollo a medida hoy sale a cuenta donde hace unos años no lo habría hecho. Además, con la IA podemos preparar y testear la plataforma de manera rápida y segura ante ataques.
La plataforma queda preparada para integrar IA y nuevas automatizaciones cuando aporten valor real, no por ponerle una etiqueta. Cuando ese momento llegue, la base ya estará montada para sumarlo.
Estado del proyecto
El proyecto acaba de entrar en producción, era cuestión de días cuando escribimos esto. El equipo ya trabaja con la plataforma y nosotros seguimos añadiendo mejoras y preparándola para escalar, módulo a módulo.
Los datos de adopción y los tiempos de antes y después se medirán y se sumarán a este caso cuando tenga recorrido.
¿Tienes un sistema de gestión que se te ha quedado corto? Así es como abordamos el desarrollo de software a medida. Cuéntanos tu caso y te decimos cómo lo plantearíamos.