La factura electrónica entre empresas tiene reglamento publicado desde marzo y, aun así, casi nadie sabe decir la fecha en la que le toca. La confusión tiene una causa concreta: el Real Decreto 238/2026 fijó las reglas, pero no puso el cronómetro en marcha. Eso lo hace otra norma que a día de hoy sigue sin publicarse en el BOE.
Antes de entrar, conviene separar dos obligaciones que se mezclan en cualquier conversación sobre facturación. VeriFactu regula cómo tu programa registra y remite cada factura que emites; lo tratamos en la guía de cómo cumplir con VeriFactu ante la AEAT. La factura electrónica B2B de la Ley Crea y Crece regula en qué formato viajan las facturas entre empresas, y afecta igual a las que emites y a las que recibes. Este artículo va de la segunda.
Qué obliga exactamente la factura electrónica B2B
La obligación es que las facturas entre empresarios y profesionales viajen en un fichero estructurado que el programa del destinatario pueda leer sin que nadie teclee nada. Un PDF maquetado y enviado por correo deja de valer, aunque vaya firmado.
Eso se traduce en tres obligaciones distintas, y solo la primera es la que todo el mundo tiene en la cabeza:
| Qué obliga | A quién | Qué implica en la práctica |
|---|---|---|
| Emitir en formato estructurado | Al emisor | Tu programa tiene que generar la factura en una de las cuatro sintaxis admitidas |
| Poder recibir en cualquiera de las cuatro | Al destinatario | El emisor elige el formato, así que tienes que leerlos todos |
| Informar del estado de la factura | Al destinatario | Comunicar la aceptación o el rechazo y el pago efectivo, con su fecha |
La tercera fila es la que cambia el trabajo diario y la que menos se está comentando. Volvemos a ella más abajo.
El calendario real: el reloj no arranca con el Real Decreto
Aquí es donde media internet publica una fecha equivocada. La secuencia verificable es esta:
- El Real Decreto 238/2026, de 25 de marzo, se publicó en el BOE el 31 de marzo y entró en vigor a los veinte días, el 20 de abril de 2026. Desarrolla el sistema de facturación electrónica obligatoria y modifica el Reglamento de facturación de 2012.
- Su aplicación efectiva queda diferida. El cronómetro lo pone en marcha la orden ministerial que desarrolla la solución pública de facturación electrónica.
- Desde ese momento: doce meses para los empresarios y profesionales cuyo volumen de operaciones superó los ocho millones de euros el año natural anterior, y veinticuatro meses para todos los demás.
El proyecto de esa orden ministerial salió a audiencia pública hasta el 8 de mayo de 2026 y fija en su disposición final la entrada en vigor el 1 de octubre de 2026. El 10 de septiembre de 2026, en un seminario en el que explicó cómo funcionará la solución pública, la Agencia Tributaria adelantó que la orden está cerrada en lo sustancial y que su publicación se espera para octubre, junto con la apertura del entorno de pruebas.
Si eso se cumple, el calendario queda así:
| Hito | Fecha prevista |
|---|---|
| Publicación de la orden ministerial y entorno de pruebas | Octubre de 2026 |
| Exigible con volumen de operaciones superior a 8 M€ | 1 de octubre de 2027 |
| Exigible para el resto de empresarios y profesionales | 1 de octubre de 2028 |
Con una condición que conviene leer dos veces: mientras la orden no se publique, esas fechas son previsiones. Cada semana que se retrase la publicación desplaza el resto del calendario, porque los doce y los veinticuatro meses cuentan desde ahí. Hay un contrapeso a favor del contribuyente: la solución pública tiene que estar disponible al menos dos meses antes de la primera aplicación efectiva.
De aquí sale la recomendación de plazos. Una pyme normal está mirando finales de 2028, no 2026 ni 2027. Eso quita urgencia a la decisión de sistema y se la da a otra cosa: el proyecto de recepción, que es el que lleva tiempo.
A quién afecta y qué queda fuera
El reglamento se aplica a los empresarios y profesionales obligados a expedir factura cuando el destinatario es otro empresario o profesional con sede, establecimiento permanente o domicilio en España. Los autónomos entran igual que las sociedades.
Lo que queda fuera:
- Las ventas a consumidor final. La norma regula operaciones entre empresas, así que un negocio que vende solo a particulares no emite facturas electrónicas por esta vía.
- Las facturas simplificadas, es decir los tickets, salvo las cualificadas. Aquí el criterio es el contrario que en VeriFactu, donde los tickets sí entran.
- Los no establecidos sin establecimiento permanente en España.
El umbral de los ocho millones se calcula sobre el volumen de operaciones del año natural anterior, con la definición del artículo 121 de la Ley del IVA. Una empresa que cruza ese umbral un año se adelanta al primer grupo, así que quien esté cerca conviene que lo revise con su asesoría antes de planificar.
Si ya facturas a la Administración, parte del camino está hecho: llevas años emitiendo en Facturae y enviando por FACe, y ese formato es uno de los cuatro admitidos.
Los cuatro formatos, y por qué recibir cuesta más que emitir
El reglamento admite cuatro sintaxis: CII de UN/CEFACT, UBL, EDIFACT y Facturae, todas conformes a la norma europea EN 16931. Ninguna es un PDF.
Para emitir basta con una. Eliges la que tu programa genere y se acabó la decisión. Para recibir hacen falta las cuatro, porque el formato lo elige quien emite y tú no controlas a tus proveedores. Esa asimetría es la que decide el tamaño del proyecto: emitir es una función del programa, recibir es un flujo.
La norma pone una red debajo. Las plataformas privadas de facturación electrónica están obligadas a interconectarse con cualquier otra cuando su cliente lo pida, en un plazo máximo de un mes desde la solicitud y sin coste. Eso evita el escenario en el que cada proveedor te obliga a darte de alta en su plataforma.
La obligación que casi nadie está mirando: los estados de la factura
Aquí está el cambio de fondo. El destinatario tiene que informar, en un plazo máximo de cuatro días naturales, de la aceptación o el rechazo comercial de la factura con su fecha, y del pago efectivo completo con la fecha en que se produjo. De forma voluntaria se pueden comunicar también los pagos parciales, las cesiones a terceros y los rechazos parciales.
Cuatro días naturales, por cada factura recibida. Una empresa con trescientas facturas de proveedor al mes no lleva eso a mano sin que alguien se dedique a ello a tiempo completo. Y el que llega tarde no es quien emite, es quien recibe.
Este es el motivo real por el que conviene empezar por el proceso de recepción y no por el de emisión. Si las facturas de proveedor entran hoy por cuatro puertas distintas —correo de un buzón personal, papel, portal del proveedor, PDF por WhatsApp— no hay forma de responder en cuatro días de manera fiable. Cómo se ordena esa entrada, se valida lo que llega y se registra en el ERP lo desarrollamos en la guía de automatización de facturas. Ese trabajo sirve igual antes y después de la obligación, con la diferencia de que el día que llegue el fichero estructurado desaparece la fase de leer el documento y el resto del flujo sigue exactamente igual.
Solución pública o plataforma privada
Hay dos vías para cumplir, y no son excluyentes.
La solución pública la gestiona la Agencia Tributaria, funciona obligatoriamente en sintaxis UBL y el acceso es gratuito. La AEAT desarrollará además una aplicación para emitir facturas, generar la información de estados y comunicar pagos. Es el suelo mínimo: cumple, sin integrarse con nada.
Las plataformas privadas son el resto de programas y servicios de facturación electrónica. Tienen dos obligaciones que conviene conocer antes de elegir proveedor: interconectarse con cualquier otra plataforma a petición del cliente, y remitir a la solución pública una copia electrónica fiel de cada factura en sintaxis UBL simultáneamente a su emisión.
Esa segunda obligación tiene una consecuencia que cambia la conversación: elijas la vía que elijas, la Agencia Tributaria acaba teniendo la copia de la factura. La decisión no va de qué ve Hacienda, va de cuánto trabajo manual te queda a ti.
La solución pública encaja cuando emites pocas facturas y las tratas de una en una. Se queda corta en cuanto el volumen exige que las facturas entren y salgan del ERP solas, cuando facturas desde varios sitios a la vez o cuando los estados hay que contestarlos sin que nadie se acuerde de hacerlo.
Qué mirar al elegir sistema
La obligación se cumple con el programa que uses para facturar, así que la decisión de fondo es qué sistema vas a tener en 2028. Cinco criterios, que sirven igual si al final eliges otro:
- Que el fabricante mantenga el producto. Las especificaciones técnicas se van a concretar en la orden ministerial y después se moverán. Quien fabrica el software es quien debe absorber esos cambios.
- Que emita en una sintaxis y lea las cuatro. Es el criterio que separa un programa preparado de uno que solo ha resuelto la mitad fácil.
- Que sea cloud. Una obligación cuyo calendario depende de una norma pendiente sale más barata cuando la adaptación llega como actualización. Con software instalado en la oficina, cada cambio es un proyecto con su presupuesto.
- Que tenga API pública documentada. Es la única vía para que la web, el TPV o una aplicación propia emitan dentro del sistema, y para automatizar la respuesta de estados.
- Que gestione los estados de factura además del formato. Un programa que emite en UBL y deja la aceptación y el pago para que alguien los teclee resuelve el titular y deja el trabajo.
Somos Solution Partner de Holded y esa es la vía que recomendamos a una pyme: es cloud, la adaptación normativa llega como actualización, publica una API con más de trescientos endpoints y tiene facturación y contabilidad sobre la misma base de datos. No es la respuesta para todo el mundo. Si tu ERP actual tiene fabricante activo y hoja de ruta para la factura electrónica, lo razonable es quedarte y actualizar. Si tienes un vertical sectorial que un ERP generalista no cubre, la vía es conectarlo, y el criterio completo está en software a medida frente a software estándar.
Si facturas desde tu web, tu TPV o tu propio software
Este es el punto que decide si el proyecto son dos semanas o dos meses, y el que casi nadie presupuesta.
Una empresa que factura solo desde su ERP tiene poco trabajo por delante: actualizar, configurar y probar. Una empresa con tienda física, tienda online y una aplicación propia tiene un proyecto de integración, porque esos sistemas dejan de emitir por su cuenta y pasan a crear la factura dentro del sistema que sí cumple. Es el mismo trabajo que ya obliga a hacer VeriFactu, así que quien lo aborde ahora resuelve las dos normas de una vez.
Lo montamos así en el software de gestión para una cadena de tiendas de descanso: el ticket se imprime en tienda y a la vez se crea la factura en el ERP, con una única numeración. Qué se puede conectar y cuándo compensa desarrollar en lugar de usar un conector lo explicamos en la guía de la API de Holded. Y cuando lo que hay que adaptar es una aplicación propia, el trabajo entra por desarrollo de software a medida.
Qué hacer ahora, por orden
Con la primera fecha probable en octubre de 2027 y la de una pyme normal en octubre de 2028, no hay motivo para correr. Sí lo hay para ordenar:
- Sitúa tu grupo. Mira el volumen de operaciones del año natural anterior y comprueba si estás cerca de los ocho millones. De eso depende si tu fecha es la primera o la segunda.
- Cuenta desde cuántos sitios emites facturas hoy. Esta es la respuesta que marca el tamaño del proyecto, más que el sistema que uses.
- Ordena la entrada de las facturas de proveedor. Un único buzón y un registro común. Es trabajo que se amortiza solo y sin el cual los cuatro días de los estados no se cumplen.
- Pregunta a tu proveedor de software por la recepción, no por la emisión. La respuesta a "¿emitís en UBL?" va a ser que sí en todos los casos. La que distingue es qué hace su programa con una factura que entra en CII.
Fechas y normas consultadas el 21 de septiembre de 2026. Este calendario depende de una norma pendiente de publicación, así que conviene comprobarlo antes de tomar una decisión de plazos.
Preguntas frecuentes
¿Desde cuándo es obligatoria la factura electrónica entre empresas?
El Real Decreto 238/2026 está en vigor desde el 20 de abril de 2026, pero la obligación todavía no es exigible. Los plazos empiezan a contar cuando entre en vigor la orden ministerial que desarrolla la solución pública de facturación electrónica, y desde ahí son doce meses para quien facturó más de ocho millones de euros el año anterior y veinticuatro para el resto. El proyecto de esa orden fija su entrada en vigor el 1 de octubre de 2026, lo que llevaría la primera fase a octubre de 2027 y la segunda a octubre de 2028. Mientras la orden no se publique en el BOE, esas fechas son previsiones.
¿Un PDF enviado por email cuenta como factura electrónica?
No a efectos de esta norma. El reglamento admite cuatro sintaxis estructuradas, CII, UBL, EDIFACT y Facturae, todas conformes a la norma europea EN 16931. Un PDF es un documento maquetado para que lo lea una persona, y lo que pide la norma es un fichero que el programa del destinatario pueda interpretar sin que nadie teclee nada. Que el PDF vaya firmado o se envíe por correo electrónico no cambia esa parte.
¿Qué pasa si mi proveedor me manda la factura en un formato que mi programa no lee?
Por eso la norma fija cuatro sintaxis y obliga a las plataformas privadas a interconectarse entre sí cuando su cliente lo pida, en un plazo máximo de un mes y sin coste. Emitir en una sola sintaxis es suficiente; recibir no, porque el emisor elige el formato y tú tienes que poder leer las cuatro. Esa asimetría es la que convierte la recepción en la parte más trabajosa del proyecto.
¿La solución pública de la AEAT me sirve para cumplir?
Sirve para cumplir, con acceso gratuito y sintaxis UBL. Encaja cuando emites pocas facturas y las tratas a mano. Se queda corta cuando el volumen obliga a que las facturas entren y salgan del ERP sin intervención, cuando facturas desde varios sitios a la vez o cuando necesitas responder a los estados de factura de forma automática. En esos casos la vía es una plataforma privada conectada a tu sistema de gestión.
¿En qué se diferencia esto de VeriFactu?
Son dos obligaciones distintas que coinciden en el tiempo. VeriFactu regula cómo tu programa registra y remite a la AEAT cada factura que emites, con huella encadenada y código QR, y es exigible en 2027. La factura electrónica B2B regula en qué formato se intercambian las facturas entre empresas y obliga también a informar del estado de las que recibes. Una empresa puede tener VeriFactu resuelto y no estar preparada para la factura electrónica, porque la segunda afecta sobre todo a la recepción.
Conclusión
La factura electrónica B2B se resume en tres cosas. La fecha de una pyme normal apunta a octubre de 2028 y cuelga de una orden ministerial que aún no está publicada, así que cualquier calendario cerrado que leas por ahí está contando desde la norma que no manda. Emitir es un asunto del programa y se resuelve eligiendo bien. Recibir, y contestar en cuatro días al estado de cada factura que entra, es un proceso, y esa es la parte que lleva tiempo.
Lo que decide el tamaño del proyecto no es la norma, es desde cuántos sitios facturas y cómo entran hoy las facturas de tus proveedores. Ahí es donde trabajamos: implantación y configuración del ERP como Solution Partner de Holded, y la conexión de la web, el TPV o la aplicación propia cuando la facturación no sale de un único sitio, con automatización de procesos para la parte de recepción y estados.
Cuéntanos con qué facturas y desde dónde y te decimos qué hay que cambiar, qué se puede quedar como está y en qué plazo. Estamos en Murcia y trabajamos en remoto para toda España.
