Cómo cumplir con VeriFactu ante la AEAT y por qué Holded encaja en una pyme

VeriFactu es una obligación ante la Agencia Tributaria, y se cumple en un sitio muy concreto: el programa con el que emites las facturas. La AEAT pide que cada factura que emitas genere un registro encadenado que después no se pueda modificar, y que ese registro se le remita en el momento o se conserve para cuando lo reclame. El calendario quedó en 2027, con el 1 de enero para las sociedades y el 1 de julio para autónomos y el resto de obligados.

Conviene separar dos normas que se mezclan en cualquier conversación sobre facturación. VeriFactu afecta a las facturas que emites. La factura electrónica B2B de la Ley Crea y Crece afecta a las que recibes, va por otro camino y tiene otros plazos; esa mitad la tratamos en la guía de automatización de facturas. Este artículo va de la primera.

Y un dato clave, quien fabrica el software de facturación ya estaba obligado desde julio de 2025. Quien lo usa tiene hasta 2027. Por eso los ERP cloud llevan meses con esta parte resuelta, y el trabajo que queda dentro de una pyme es de elección, de configuración y de integración. Somos Solution Partner de Holded, y esa es la vía que recomendamos a una pyme, con sus criterios y sus excepciones más abajo.

Qué pide la AEAT exactamente

La obligación recae sobre el programa con el que emites, al que la norma llama sistema informático de facturación. Tu contabilidad, las facturas de proveedor y la forma en que cobras se quedan como están, igual que las proformas y los presupuestos.

Las cuatro primeras filas las cubre el fabricante y no te dan trabajo. La última es tuya, y es la que se lleva las horas. Un maestro de clientes con NIF incompletos y fichas duplicadas aguantaba mientras esos datos solo salían impresos en un PDF, y deja de aguantar cuando cada factura viaja a la AEAT con ellos.

Modalidad VeriFactu o sistema no verificable

La norma abre dos caminos, y el segundo se plantea como si fuese la opción fácil.

El detalle que casi nadie cuenta: la modalidad que envía todo a Hacienda es la más ligera de las dos, y la AEAT lo dice con esas palabras. La que se queda los datos en casa obliga a firmar cada registro con certificado cualificado y a llevar un registro de eventos. Para una pyme con ERP cloud la elección práctica es VeriFactu, y quien la elige se compromete a mantenerla al menos hasta que acabe el año natural.

Las fechas, y quién está fuera

El calendario ha cambiado dos veces, de 2025 a 2026 y de 2026 a 2027, siempre por norma publicada. El plazo de los fabricantes no se prorrogó. Contar con una cuarta prórroga deja el proyecto atado a algo que no controlas.

Están obligados los empresarios y profesionales establecidos en España que emiten facturas con un sistema informático. Las exclusiones son lo que más confusión genera:

• Fuera, los acogidos al SII, que ya llevan los libros registro de IVA por la sede electrónica. Al SII se llega por volumen, por devolución mensual o por régimen de grupo.
• Fuera, País Vasco y Navarra, con normativa foral propia, y la factura en papel hecha a mano. Dentro, Canarias, Ceuta y Melilla.
• Dentro, los tickets. Las facturas simplificadas entran igual que las completas, así que vender a consumidor final no exime.

Fechas y normas consultadas el 31 de agosto de 2026.

Con qué sistema se cumple, y por qué en una pyme recomendamos Holded

Cumplir se resuelve con el programa que usas para emitir, así que la decisión de fondo es qué sistema vas a tener en 2027. Cinco criterios, que sirven igual si al final eliges otro:

1. Que el fabricante mantenga el producto. La obligación de tenerlo adaptado es suya, también cuando cambien las especificaciones técnicas.
2. Que soporte las dos modalidades. Hay programas que solo implementan una, y esa elección debería ser tuya.
3. Que sea cloud. Una obligación que ha movido el calendario dos veces sale más barata cuando la adaptación llega como actualización. Con software instalado en la oficina, cada cambio normativo es un proyecto con su presupuesto.
4. Que tenga API pública documentada. Es la única vía para que la web o el TPV emitan dentro del sistema en lugar de numerar aparte. Es el criterio que más gente se salta y el que más caro sale después.
5. Que la contabilidad viva en el mismo sitio. Si facturación y contabilidad son dos programas, alguien acaba conciliando a mano lo que la norma obliga a tener encadenado.

Holded cumple los cinco. Soporta las dos modalidades, aporta un certificado electrónico o admite el tuyo, recibió la adaptación normativa como actualización, publica una API con más de trescientos endpoints y webhooks sobre casi todo el sistema, y tiene facturación, contabilidad, inventario y CRM sobre la misma base de datos.

Somos Solution Partner de Holded certificado y hacemos la implantación completa. Dicho eso, no es la respuesta para todo el mundo: al final están los casos en los que decimos que no compensa cambiar.

Antes de activarlo en Holded

El recorrido de pantallas está en el centro de ayuda de Holded y es corto. Lo que se atasca en los proyectos es lo que hay que llevar decidido:

• Obligada o exenta, que es la primera pantalla. Conviene contrastarlo con tu asesoría si estás en SII.
• El certificado electrónico y la hora del sistema. Holded aporta un certificado o subes el tuyo, y con el propio mantienes el control cuando hay varias sociedades. La hora importa porque el encadenado incorpora la marca temporal: mal puesta, ensucia la cadena desde la primera factura.
• Las reglas de conformidad, donde se van las horas. VeriFactu añade campos que antes no rellenabas: clave y tipo de operación por contacto, y la causa cuando el IVA es exento o no sujeto, que hay que elegir a mano por línea. Holded permite definir reglas por tipo de documento y por país para que se rellenen solos, y con TPV hacen falta reglas específicas.
• Que no se deshace a voluntad. La activación se consuma al emitir la primera factura, y desde ahí hay que mantenerla durante el ejercicio.

Si vendes online, consulta antes: Holded indica que en una cuenta con ecommerce el proceso de activación es diferente y lo revisa su equipo.

Migrar desde el ERP viejo

Si el programa con el que facturas es de instalación local o su fabricante no ha dicho nada sobre VeriFactu, la conversación cambia: adaptar lo que hay o cambiar de sistema.

El criterio es corto. Si tu ERP tiene fabricante activo, mantenimiento vigente y hoja de ruta para VeriFactu, quédate y actualiza. Si le falta alguna de las tres, la actualización se convierte en un desarrollo a medida sobre software antiguo.

Cuando se migra, se lleva esto: los maestros de clientes, proveedores y artículos, que es el trabajo principal y donde se aprovecha para limpiar duplicados y completar NIF; los saldos de apertura; y el histórico como consulta, dejando el ERP viejo en modo lectura durante el plazo de conservación. Migramos desde los sistemas clásicos de las pymes españolas, ContaPlus, ContaSimple, Sage o A3 entre ellos.

Cuatro a ocho semanas sin integraciones complicadas, y el plazo lo alarga la limpieza previa más que el traspaso técnico. Arrancar con el ejercicio nuevo evita partir la contabilidad por la mitad, así que los proyectos que apuntan a enero de 2027 conviene tenerlos empezados en otoño.

Lo que se gana con el cambio: API, webhooks y MCP

Cambiar de ERP por una obligación normativa y quedarse ahí desaprovecha el proyecto.

La API. La de Holded es REST y publica más de trescientos endpoints entre ventas, inventario, contactos, contabilidad, tesorería, CRM y proyectos. Casi todo lo que se hace a mano en la pantalla se puede hacer desde otro sistema, y esa es la condición para dejar de teclear dos veces. También es lo que permite que tu web, tu TPV o una aplicación propia creen la factura directamente en el ERP. Lo montamos así en el software de gestión para una cadena de tiendas de descanso, donde el ticket se imprime en tienda y a la vez se crea la factura en Holded.

Los webhooks. El ERP avisa cuando pasa algo, en lugar de que otro sistema pregunte cada cinco minutos: que el comercial sepa que su cliente ha pagado, que un producto bajo mínimos dispare una orden de compra. Es lo que hicimos en la integración de HubSpot con Holded, donde el alta de un cliente en los dos sistemas pasó de diez minutos a cero.

El servidor MCP. Desde junio de 2026 Holded publica uno oficial, y eso no lo tenía ningún ERP de pymes hace un año. MCP es el estándar por el que un asistente de IA se conecta a una herramienta para consultar sus datos. El de Holded es remoto, se autentica con OAuth y funciona con Claude, ChatGPT, Gemini y Cursor. Dos detalles importan más que la novedad: el asistente hereda los permisos de tu usuario, y el perfil por defecto es de solo lectura, así que consulta facturas, contactos e inventario sin entrar en contabilidad ni crear documentos. Así trabajamos en automatización de procesos y en IA para empresas.

Cuándo no compensa cambiar de ERP

Tu ERP ya está adaptado y su fabricante lo mantiene. El proyecto se reduce a instalar la actualización, configurar las series y limpiar los datos maestros.

Tienes un vertical sectorial que Holded no cubre. Producción con escandallos, laboratorio con trazabilidad de lotes, taller con partes de trabajo. Un ERP generalista no sustituye eso, y la vía que funciona es conectarlo o construir el vertical por encima, como en el software de gestión de producción para una fábrica de muebles. El criterio completo está en software a medida frente a software estándar.

El equipo está en medio de otro cambio grande. Una migración consume atención de las mismas personas que llevan la administración, y si están con otra cosa la formación no cala.

Preguntas frecuentes

¿Cómo se activa VeriFactu en Holded?

Se activa desde Configuración, en facturación y conformidad: declaras si la empresa está obligada o exenta, eliges la modalidad y defines las reglas que rellenan los campos fiscales nuevos. El botón solo deja el sistema preparado, porque la activación se consuma al emitir la primera factura y desde ahí hay que mantenerla durante el ejercicio. Antes conviene revisar los datos fiscales, las series de numeración y la hora del sistema, porque el encadenado de registros depende de ella.

¿Cuánto cuesta VeriFactu en Holded?

Según la documentación de Holded, VeriFactu va dentro del producto y no se contrata como módulo aparte. Antes de elegir plan pesan más otras dos cosas: el certificado electrónico, que Holded aporta o subes tú, y la cuota mensual de llamadas a la API, que cambia bastante de un plan a otro y condiciona el proyecto si vas a facturar desde una web o un TPV. El coste que casi nadie presupuesta es configurar las reglas fiscales y limpiar el maestro de clientes.

¿Quién está obligado a VeriFactu y quién queda fuera?

Están obligados los empresarios y profesionales establecidos en España que emiten facturas con un sistema informático. Quedan fuera los acogidos al SII, que ya llevan los libros registro por la sede electrónica, y los domiciliados en País Vasco y Navarra, con normativa foral propia. Canarias, Ceuta y Melilla sí entran. Quien factura a mano en papel no está obligado, y una hoja de cálculo donde solo apuntas datos tampoco cuenta. Los tickets, es decir las facturas simplificadas, sí entran.

¿Puedo seguir facturando desde mi web o mi TPV con VeriFactu activado?

Sí. Lo que cambia es que esos sistemas dejan de llevar su propia numeración y pasan a crear la factura dentro del ERP, para que todas queden encadenadas en el mismo orden. Con Holded esa conexión se monta por su API, y es la parte que más alarga estos proyectos, así que conviene revisarla antes de activar VeriFactu y no después. Es justo el trabajo que hacemos como Solution Partner.

¿Cuánto tarda migrar de mi ERP actual a Holded?

Entre cuatro y ocho semanas en una pyme sin integraciones complicadas: una o dos semanas de análisis y configuración fiscal, dos a cuatro de migración de maestros y saldos, y una o dos de formación con los dos sistemas en marcha a la vez. El plazo lo alarga la limpieza previa más que la migración en sí. Si además hay que conectar una web, un TPV o una aplicación propia, ese trabajo va después y se cuenta aparte.

Conclusión

Cumplir con VeriFactu ante la AEAT se decide en cuatro cosas: el sistema con el que vas a emitir, la modalidad, las reglas fiscales y los datos maestros, y el mapa de sitios desde los que facturas. La última es la que decide si esto son dos semanas o dos meses. Una empresa que factura solo desde el ERP tiene poco trabajo por delante; una con tienda física, web y una aplicación propia tiene un proyecto de integración.

Somos Solution Partner de Holded y hacemos la implantación completa: alta y configuración, migración desde el ERP anterior, ajuste fiscal y de series, formación del equipo y las integraciones posteriores. Trabajamos su API a diario, así que la parte que más alarga estos proyectos, meter en el ERP lo que facturas desde otros sistemas, la abordamos con la documentación delante.

¿Desde cuántos sitios distintos emites facturas hoy? Cuéntanos qué usas para facturar y desde dónde y te decimos qué hay que cambiar, qué se puede quedar como está y en qué plazo. Puedes ver cómo trabajamos en automatización de procesos. Estamos en Murcia y trabajamos en remoto para toda España.